Nettiquette: Mail opstellen

Tijdens de opleiding zal je vaak moeten mailen met docenten of stageplaatsen. Wij helpen je graag bij het opstellen van een zakelijke mail.

Als je mentoren, docenten, directies, etc. aanspreekt, dan hanteer je een andere stijl dan bij het mailen naar je vrienden.

1. Gebruik altijd je VIVES-mailadres.
2. Vermeld altijd het onderwerp in de onderwerpregel.

Zorg ervoor dat het onderwerp duidelijk en concreet is.
Bijv. Vraag over het examen psychologie 1 BALO

3. Voeg je eventuele bijlage toe.

Geef je bijlage een duidelijke naam.
Bijv. J. Dewitte-bachelorproef marketing.docx

Vermeld in de tekst dat je een bijlage toevoegt: als bijlage of in de bijlage.
Bijv. Mijn eerste versie van de bachelorproef heb ik als bijlage toegevoegd.
Bijv. In de bijlage vindt u mijn eerste versie van de bachelorproef.

4. Spreek de ontvanger vriendelijk aan:

Geachte heer directeur
Geachte mevrouw Dewitte
Beste mevrouw Denolf
Beste studenten

Zorg ervoor dat de naam correct gespeld is. Na de aanspreking schrijf je geen komma.

Na Beste hoort altijd een zelfstandig naamwoord/naam te staan.

Zorg ervoor dat je de oorspronkelijke afzender mailt als je antwoordt op een mail die naar een hele groep mensen werd verstuurd of geforward (= doorgestuurd).

5. Boodschap

Houd je mail kort en bondig.

Zorg voor een overzichtelijke structuur. Gebruik alinea’s. Plaats een witregel na de aanspreking, tussen de alinea’s en voor de slotgroet.

Schrijf volledige zinnen en kies voor een zakelijke stijl.

• Gebruik u en uw.
• Gebruik geen dialect.
• Kort geen woorden af.
• Schrijf nooit woorden volledig in hoofdletters.
• Vermijd uitroeptekens en emoticons.

Controleer de spelling.

6. Sluit af met een gepaste groet:

Met vriendelijke groeten
Met vriendelijke groet
Vriendelijke groeten
Hoogachtend is heel formeel en wordt zelden gebruikt.

Na de groet schrijf je geen komma.

Zorg voor correcte congruentie: een mail met als aanhef Dag sluit je nooit af met Hoogachtend.

Onderteken je mail met je naam, studierichting en jaar en studentennummer. Je kunt gebruik maken van een digitale handtekening.

Bijv. Jan Degrande
r0239876
1 BALO

7. Ten slotte:

Vergeet de bijlage niet toe te voegen.

Vraag alleen leesbevestiging als het echt nodig is.

Bedenk voor het verzenden of de mail echt noodzakelijk is.

Wees waakzaam bij groepsmails. Stel jezelf eerst de vraag of de geadresseerden de informatie wel allemaal nodig hebben.

Gebruik de allen beantwoorden-knop bij groepsmails enkel als je iets belangrijks wil toevoegen. Niemand wordt graag overladen met Ik ook-berichten.

Gebruik CC voor geadresseerden van wie je geen reactie verwacht maar die wel op de hoogte moeten zijn van de inhoud van de mail.

Gebruik BCC als je een mail moet versturen naar een grote groep ontvangers die elkaar onderling niet kennen. (vb. een uitnodiging) Op die manier bescherm je privacy van de geadresseerden.

Informatie kan online heel snel en op grote schaal worden verspreid. Vertrouwelijke informatie verstuur je dan ook het best niet per mail. Een persoonlijk gesprek met de betrokkene is een betere oplossing.